Ärger mit Änderungen?

Änderungen sind das täglich Brot des Projektleiters

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Warum Änderungen gut sind?

Ein neues Projekt steht an – evtl. ein neues Haus, die Einführung einer Software oder das Ändern einiger Prozesse im Unternehmen. Damit das Projekt reibungslos ablaufen kann, wird (hoffentlich) ausführlich geplant – oft bis ins kleinste Detail. Geht es dann in die Durchführung, ist der Plan nach spätestens fünf Minuten überholt. Die Realität hat die Planer eingeholt und es gibt die ersten Änderungen, z.B. wird beim Haus das Fundament vergrößtert, die Software soll nun doch einige Funktionen zusätzlich erhalten und die Prozesse betreffen auch noch ganz andere Abteilungen.

Diese Änderungen sind in vielen Fällen Anpassungen an den Plan, welcher nicht immer optimal sein kann. Planen bedeutet die Zukunft voraus zu sehen – das klappt manchmal ganz gut – meist jedoch war die Glaskugel nicht ganz klar, so dass die nun notwendigen Änderungen zum Wohle des Projektes sind und damit eingearbeitet werden müssen. Ein Projektmanager mag Änderungen, denn das managen der richtigen Entscheidungen ist sein ureigenes Arbeitsfeld. Er hat für alle Änderungen immer den passenden Vorschlag – vorausgesetzt, das Projekt wurde sinnvoll geplant und das nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch.

 

Drei einfache Voraussetzungen!

Um bei Änderungen im Projekt nicht hilflos da zu stehen, bedarf es nur dreier grundlegender Dinge:

  1. Eine gute technische und organisatorische Planung.
  2. Einen sinnvollen Controllingprozess.
  3. Konfigurations- und Änderungsmanagement.

 

Sicherheitshalber gibt es natürlich auch das Risikomanagement, denn auch die beste Glaskugel versagt irgendwann und nicht alle Projektbeteiligten haben schon alle Risiken einmal erlebt. Das Risikomanagement ist die Versicherung des Projektleiters.

Ohne Technikpläne und Projektmanagementpläne läuft kein Projekt! Oft wird behauptet, man hätte die Sache auch so im Griff – klar, nur zu welchem Preis? Es mag alles klappen aber die handelnden Personen werden verschlissen, weil sie nicht den nächsten Morgen im Projekt erleben wollen. Das hemdsärmelige Reagieren auf Änderungen ist reiner Aktionismus und lässt Projekte oft einfach nur den Bach runter gehen. Es gibt da unzählige Beispiele für und meist werden dabei hohe Unternehmenswerte verbrannt. Ist die Kapitaldecke dick, mag das problemlos vorüber gehen – oft jedoch nagen schlechtlaufende Projekte an der Substanz des Unternehmens.

 

Gibt es einen Trick?

Nein! Der Schlüssel liegt im System aus Planung, Controlling und dem Einsatz von Änderungsmanagement. Alle drei Teile bedingen sich gegenseitig und müssen daher top sein. Das schlechteste Glied der Kette bestimmt die Qualität.

Mit folgender Vorgehensweise werden Änderungen besser handhabbar sein:

  • Eine qualitativ hochwertige technische Planung (z.B. die Hausplanung, Konzepte für Software, Prozessplanungen) muss eingefordert werden. Damit werden Risiken in der Durchführung minimiert. Änderungen sind trotzdem zu erwarten. Die technische Planung sollte parallel zur Projektmanagementplanung laufen.
  • Die Projektmanagementplanung sollte mindestens, die folgenden Pläne enthalten: Zielplanung, Umfeldplanung, Modellplanung, Projektrukturplanung, Ablauf- und Terminplanung, Ressourcenplanung, Kosten- und Finanzplanung, Risikoanalyse und Controllingplanung inkl. Konfigurations- und Änderungsmanagement. Bei externen Projekten ist zwingend ein Vertrags- und Claimmanagement einzurichten.
  • Während der Durchführung muss das Controlling durchgängig durchgeführt werden. Das Konfigurations- und Änderungsmanagement läuft parallel.
  • Am Ende des Projektes muss das Projekt analysiert und ausgewertet werden – nur so ist eine unternehmensspezifische qualitätssteigernde Anpassung der PM-Prozesse möglich.

 

Hört sich nach Arbeit an, daher einige Tipps:

  • Reduktion ist das Zauberwort! Wer zu detailliert plant, muss diese Detailtiefe auch im Controlling durchhalten und wird daran scheitern.
  • Lange Planungszeiten vorsehen – es kommt immer etwas dazwischen.
  • Ressourcenmanagement funktioniert nicht auf hohen Detaillierungsgraden.
  • Reserven einplanen – hört sich trivial an und ist es auch.

 

Konfigurations- und Änderungsmanagement

Was sind nun Konfigurations- und Änderungsmanagement? Das Konfigurationsmanagement ist ein Prozess zur Überwachung des Produktes (z.B Haus, Software, Prozessänderungen). Am Anfang eines Projektes gibt es bestimmte Vorstellungen vom Produkt, welche sich schriftlich darstellen lassen. Anschließend wird jede Änderung an diesem Projekt ebenfalls schriftlich fixiert, so dass am Ende des Projektes Klarheit herrscht, was bestellt wurde und warum etwas völlig anderes ausgeliefert wird.

Um den Prozess Konfigurationsmanagement in der Realität abwickeln zu können, greift man auf das Änderungsmanagement zurück. Dies ist ebenfalls ein Prozess, welcher alle Änderungen des Projektes in Bezug auf die Startvereinbarungen schriftlich fixiert, bewertet, analysiert und zur Entscheidung bringt. Ohne eine Entscheidung wird nichts geändert – und sei es nur eine formale Zustimmung eines Leiters. Das Änderungsmanagement macht alle Änderungen äußerst transparent und gibt die Antwort auf alle Fragen im Projekt, die da oft lauten:

  • Warum wurde das Projekt teuerer?
  • Warum hat das Projekt länger gedauert?
  • Wer hat des geändert oder entscheiden?
  • Warum wurde das nicht umgesetzt?
  • usw.

 

Wer ein Projektmanagementsystem im Unternehmen etabliert hat, wird sich über die zunehmende Transparenz der Entscheidungen in den Projekten freuen und kann sich sicher sein, die Problemprojekte von den erfolgreichen Projekten hinsichtlich der Organisation zu unterscheiden.

 

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